どうも！エリアです
今回の記事は、共有に関しての解説記事になります！
デジタル化が進む現代において、スプレッドシート、プレゼンテーション、グラフィックデザインなど
色々なデータを、仕事仲間と共有することは、仕事を効率化するのに必要となってきています
エリアその共有について、分かりやすく書いていくのが、この記事になります
しょぼんくんそれでは、よろしくお願いします！
エリアお、おう！
共有について解説
しょぼんくんそもそも、共有って何？
エリアふむ、出来るだけ分かりやすく解説していきます！
昔のパソコンは、USBにデータを入れて、USBを他のパソコンに差し込んで、入れたデータを読み取ったりしていたと思います
ただ、それをすると、移動の手間やUSBの紛失、データが損傷したりと、色々なデメリットがあったと思いますが
そのデメリットを一挙に解決するのが、共有ですね
しょぼんくんどうやって解決するのん？
エリアインターネットを使うことで、解決が出来るようになったんだよ！
「クラウドに保存」という言葉を聞いたことがあると思いますが
そのクラウドっていうのは、要はサーバーのことで、Amazonやapple、Microsoftといった大企業がサーバーを運営していて、少ない数ですが無料で使わせてもらっている状態ですね
エリア僕たちが使っているデータを、クラウドに保存しているんだけど…
そのクラウドに保存したデータを
他の人も見たり、編集したりしてもいいですよ
っていうのが、共有っていう言葉になりますね
しょぼんくん共有することで、デメリットとかメリットってあるのん？
エリアそれぞれ解説していきましょう！
共有のメリット10選
- チームメンバーがリアルタイムで情報を共有し、同時に作業できるため、協力してタスクを迅速に完了できます
エリア現在進行形で、今誰が作業しているとかも分かる仕様になっています
- インターネットがあればどこからでもアクセスできるため、リモートワークや外出先からの作業が容易になります
エリアビバ在宅ワーク！
- データやドキュメントを一箇所に集約することで、情報の散乱を防ぎ、整理・管理が容易になります
エリアGoogleアカウントをつくることで、データを集約することができますね！
- 変更履歴の追跡が可能で、誰がいつどのような編集をしたかが明確になります
エリア誰が変更したのかも、一目瞭然にわかりますよ！
- 物理的な文書の印刷や配送が不要になるため、コスト削減につながります
また、作業プロセスの効率化が図れます
エリアぶっちゃけ、紙は時代遅れだと思っています！
書籍は除く！
- 共有によりプロジェクトの進捗状況や決定事項が透明になり、誤解やコミュニケーションの齟齬を減らせます
エリア常時、フィードバックができるので、ミスが起きにくい仕組みになると思います
事業の拡大に伴って、共有システムの規模を柔軟に調整できます
エリア簡単に共有設定で、権限設定を行うことができるので、共有の規模を調整できます
- クラウドベースの共有ツールは、データのバックアップや暗号化を提供し、情報のセキュリティを高めます
エリア書類を失くしたりするリスクの方が高いと思う！
- デジタル化により紙の使用量が減少し、環境への影響を少なくできます
エリア紙はいらぬ！！！基本チャットや共有でなんとかなる！
- 共有されたドキュメントに対して、チームメンバーがリアルタイムでフィードバックを提供でき、迅速な改善が可能です
エリアリアルタイムフィードバックで、作業効率ＵＰ！！
共有のデメリット8選
- 共有されたデータが不正アクセスやハッキングの対象になる可能性があります
- 特に機密情報を含むドキュメントの共有はリスクが伴います
エリア紛失とかの方が、リスクが高い！！
- 個人情報や機密情報の共有は、プライバシーの侵害につながることがあります
エリア個人情報を書かなければよろし！
- 多くの情報が共有されることで、重要な情報が埋もれたり、情報過多による判断の麻痺が発生する可能性があります
エリアそういう時は、フォルダ分けを行って管理をしましょう！
- 共有された情報がどのように使用されるかを完全にコントロールすることは難しく、意図しない方法での利用や誤解が生じるリスクがあります
エリア信頼出来る人に、共有設定の権限を行いましょう
- 多数の人が文書を編集する場合、誰がどの変更を加えたかを追跡するのが困難になることがあります
エリア信頼出来る人に、共有設定の権限を行いましょうPart2!
- 特定の共有ツールやプラットフォームに依存しすぎると、そのシステムがダウンした場合に作業が停滞するリスクがあります
エリアバックアップもとって、違うアプリでも使えるようにしましょう！
- 誰がどのドキュメントにアクセスできるかの権限管理が複雑になることがあり、誤ってアクセス権限を与えるリスクがあります
エリア信頼出来る人に、共有設定の権限を行いましょう！Part3！
- 共有ツールの使用にはある程度の技術的知識が必要であり、すべてのユーザーが快適に使用できるとは限りません
エリア技術的な障壁をなくすために、ブログを書いていっている感じ！！！
パソコンを使用するにあたって、パソコンの前提知識を揃えないと作業効率も上がっていかないので、しっかりパソコンの前提知識を身につけておきましょう！
まとめ
この記事は、共有に関しての記事を書かせて頂きました！
クラウドに保存したデータを、他の人も見たり、編集したりしてもいいですよっていうこと！
- 作業効率の向上
- みんなで作業すると早い！
- アクセスの容易さ
- インターネットがあれば、どこでも作業が出来る
- 情報の一元管理
- Googleを使うことを推奨
- 変更履歴の確認
- 誰が作業したか確認出来る
- コスト削減と効率化
- 紙がいらなくなり、スペースが広がる
- 透明性の向上
- いつだれが編集したかわかるようになる
- スケーラビリティ
- 事業の縮小や拡大が簡単に出来る
- セキュリティ
- 書類がなくなるリスクが低くなる
- 環境に優しい
- 紙がいらない
- 迅速なフィードバック
- リアルタイムの編集が出来る
- セキュリティリスク
- 紛失のリスクが高い！
- プライバシーの懸念
- プライバシーを書かなければOk
- 情報の過多
- フォルダ分けをして分かりやすくしましょう
- コントロールの喪失
- 信頼できる人に権限設定を行いましょう
- 変更の追跡困難
- 信頼できる人に権限設定を行いましょう
- 依存度の高まり
- バックアップもとって、違うアプリでも使えるようにしましょう
- 権限管理の複雑化
- 信頼できる人に権限設定を行いましょう
- 技術的な障壁
- はたっぴブログを読んで！
共有を行うことで、生産性が爆上がりしますので、超絶オススメですよ！
今日はそんな所！ノシ
エリア共有が当たり前になってくれば、もっと生産性が上がると思います！ノシ
しょぼんくんガンガン働いて、ガンガン稼ぎましょう！ノシ
